Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute, (www.hpi.de). Unser Ziel ist es,
die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der
Informatik zu stärken.
Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen
verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle
und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.
In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health",
"Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur
Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der
Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.
 

Das Hasso-Plattner-Institut sucht im Zuge seines starken Wachstums zum nächstmöglichen
Zeitpunkt am Standort Potsdam eine

Assistenz der Fachgebietsleitung „Artificial Intelligence & Sustainability" (m/w/d) 

 Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen und vorerst befristet auf 2 Jahre mit der Option der Entfristung. 

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Deine zukünftigen Aufgaben

Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten an dem Fachgebiet, insbesondere:

• Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen (inklusive Treffen mit Industriepartnern und akademischen Partnern)
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer wissenschaftlicher Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitungen in der akademischen Verwaltung (z.B. Berufungskommission)
• Ansprechpartner:in für wissenschaftliche Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs 
• Ansprechpartner:in für Student:innen am Lehrstuhl (z.B. Bachelorprojekt, Tutor:innen)
• Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittelverwaltung und Personalwesen
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben der Leitung und Koordination der Research School/Forschungscluster wie (z.B. Organisation einer wöchentlichen Vortragsreihe oder eines jährlichen Retreats)
• Pflege und Ausbau des Netzwerks mit den Assistenzen anderer Fachgebiete und Forschungscluster

Was Du mitbringen solltest 

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Erfahrungen im Gastgewerbe oder Hospitality-Bereich (wünschenswert)
• Freude an Assistenztätigkeiten sowie sichere Anwendung Microsoft-Office-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.)
• Erfahrung in der Planung und regelkonformen Abrechnung internationaler Reisen
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen (wünschenswert)
• Selbständige, lösungsorientierte Arbeitsweise kombiniert mit ausgeprägtem Planungs- und Organisationsgeschick
• Souveränes, zurückhaltendes und freundliches Auftreten
• Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift (C1-Level)

Darauf kannst Du dich bei uns freuen

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Team-Events und Workshops
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) und vergünstigtes Mittagessen
  
• Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Gehaltsvorstellung. Bitte bewirb Dich ausschließlich über unsere Karriereseite.

Ansprechpartner:in HR-Recruiting
Nicola Mertens / Tobias Pröchtel
+49 331 5509-428/425

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH
Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3
14482 Potsdam