Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute, (www.hpi.de). Unser Ziel ist es,
die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der
Informatik zu stärken.
Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen
verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle
und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.
In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health" und
"Security" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur
Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der
Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.
 

Das Hasso-Plattner-Institut sucht im Zuge seines starken Wachstums zum nächstmöglichen
Zeitpunkt am Standort Potsdam eine

Assistenz der Fachgebietsleitungen "Digital Health" (m/w/d) 

 Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen.

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Deine zukünftigen Aufgaben

Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten an den beiden Fachgebieten "Digital Health - Connected Healthcare" und "Digital Health - Machine Learning", insbesondere:

• Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitungen/Professoren
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitungen, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitungen in SAP Concur
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementprogramm DocuWare
• Unterstützung bei der Anstellung neuer Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitungen in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
• Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
• Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation des jährlichen Fachgebiet-Retreats
• Pflege eines Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete

Was Du mitbringen solltest

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Studium bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in vergleichbaren Positionen
• Freude an Assistenztätigkeiten
• Versiert im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.)
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
• Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise, Planungs- und Organisationsgeschick
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an beiden Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort an mindestens 3, möglichst 4 Tagen in der Woche

Darauf kannst Du dich bei uns freuen

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Team-Events und Workshops
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) und vergünstigtes Mittagessen
• Ein bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin
   

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Gehaltsvorstellung. Bitte bewirb Dich ausschließlich über unsere Karriereseite.

Kontakt HR-Recruiting:
 

Nicola Mertens

+49 331 5509-428

Tobias Pröchtel
+49 331 5509-425