Das HPI ist eines der führenden universitären Informatikinstitute (www.hpi.de). Unser Ziel ist es,
die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der
Informatik zu stärken.
Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen
verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle
und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten.
In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health",
"Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur
Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen. Die Digital-Engineering-Fakultät der
Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.
 

Das Hasso-Plattner-Institut sucht im Zuge seines starken Wachstums zum nächstmöglichen
Zeitpunkt am Standort Potsdam eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) „Partnerschaften und Transfer"

 Die Stelle ist vorerst befristet auf 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung) und in Vollzeit zu besetzen.

Deine zukünftigen Aufgaben

• In dieser verantwortungsvollen Position unterstützt du die Geschäftsführung „Partnerschaften und Transfer“ effizient im operativen Tagesgeschäft
• Mit effizientem Office-Management übernimmst du die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten auf Geschäftsführungsebene
• Mit deiner Erfahrung, deinem vorausschauenden Blick und einem guten Gespür für Priorisierungen hältst du der Geschäftsführung proaktiv den Rücken frei
• Dazu gehören ein professionelles Kalendermanagement, eine effiziente Terminkoordination sowie die routinierte Beantwortung von Anfragen
• Als zentrale Kontaktperson kommunizierst du täglich mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen und Stakeholdern auf Deutsch und Englisch
• Die Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen gehört ebenso zu deinem Aufgabengebiet wie die Organisation von Besprechungen, Konferenzen und kleineren Veranstaltungen
• Die digitale Bearbeitung von Rechnungen per Dokumentenmanagement-System ist kein Neuland für dich, und eine strukturierte digitale Ablage von Dokumenten und Vorgängen ist für dich selbstverständlich
• Du erstellst und überarbeitest Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung und unterstützt bei besonderen Projektaufgaben
• Du arbeitest eng mit den anderen Geschäftsführungsassistenzen zusammen, mit denen du auch Vertretungsregelungen abstimmst
• Schließlich bringst du dich in ein etabliertes Netzwerk mit anderen Assistenzen am HPI ein und kannst dich auf regelmäßige Treffen zum wertvollen Austausch freuen

Was Du mitbringen solltest

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen, möglichst auf Geschäftsführungsebene, mit
• Du hast Freude an Assistenztätigkeiten auf dynamischer Geschäftsführungsebene und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert
• In digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen hast du bereits Erfahrung sammeln können
• Eine eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick sind für Dich selbstverständlich
• Dich zeichnet ein souveränes, professionelles und freundliches Auftreten aus
• Aufgrund der wachsenden Internationalisierung am HPI sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig

Darauf kannst Du dich bei uns freuen

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Regelmäßige Team-Events und Workshops
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende/ Corporate Benefits
• Ein bezuschusstes Firmenticket/ Deutschlandticket
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Gehaltsvorstellung. Bitte bewirb Dich ausschließlich über unsere Karriereseite.

Wir bitten um Dein Verständnis, dass E-Mail-Bewerbungen oder Lebensläufe, die zur Vorauswahl per E-Mail gesendet werden, nicht berücksichtigt werden.

Ansprechpartner:in HR-Recruiting

Nicola Mertens

nicola.mertens@hpi.de

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH

Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3

14482 Potsdam